Организация придерживается самых высоких стандартов открытости, прозрачности и подотчетность во всех своих делах. Проводит политику абсолютной нетерпимости к мошенничеству, и выступает против любых форм мошенничества и коррупция. Таким образом, Организация требует от своих сотрудников, волонтеров и третьих лиц, включая партнёров, поставщиков услуг действовать честно и добросовестно, а также всегда защищать ресурсы, за которые они несут ответственность.
Мошенничество и коррупция могут подорвать доверие к Организации в глазах бенефициаров, доноров, других заинтересованных сторон и поэтому Организация стремится демонстрировать самые высокие стандарты подотчетности, прозрачность и соблюдение правовых норм.
При разработке данной Политики по борьбе с мошенничеством и коррупционными практиками (Далее – Политика), Организация стремилась к обеспечению того, чтобы все случаи мошенничества и коррупции своевременно выявлялись и решались надлежащим образом.
Эта политика устанавливает конкретные обязанности сотрудников, членов, волонтёров, партнёров Организации по внедрению проектов в отношении рисков мошенничества и коррупции.
1.1. Обязательства организации
Мы стремимся предотвратить мошенничество и коррупцию, а также разработать меры по борьбе с мошенничеством и антикоррупционную культуру. Для этого мы:
- разрабатываем, поддерживаем и последовательно применяем эффективные средства контроля для предотвращения мошенничества и коррупция на всех уровнях
- обеспечиваем, чтобы в случае мошенничества или коррупции было проведено энергичное и быстрое расследование
- следим, чтобы отчеты своевременно передавались заинтересованным сторонам по мере необходимости
- принимаем соответствующие дисциплинарные и юридические меры во всех случаях
- предпринимаем все надлежащие и разумные шаги для возмещения любых финансовых потерь
- анализируем системы и процедуры для предотвращения подобных актов мошенничества или коррупции
- обеспечиваем учет рисков мошенничества и коррупции в программе планирования
- сообщаем о происшествиях донорам в соответствии с требованиями, установленными донорами
- Все сотрудники Организации несут ответственность и обязаны:
- действовать надлежащим образом при использовании активов и ресурсов Организации
- вести себя в соответствии с принципами, изложенными в применимых кодексах поведения
- оказывать всестороннюю помощь в любых расследованиях путем предоставления всей необходимой информации
1.2. Корректирующие действия
Председатель организации несёт ответственность за рассмотрение всех официальных жалоб.
После соответствующего расследования руководство Организации обязуется предпринять действия (дисциплинарные или исправительные меры) против любого, кто нарушает Политику, не сообщает известное нарушение, не выполняет требований настоящей Политики или принимает ответные меры против любого лица, добросовестно сообщившего о предполагаемом нарушении настоящей Политики.
В случае, если какой-либо отдельный представитель Организации или третьей стороны не соблюдает данную Политику — это может привести к штрафам, прекращению трудовых отношений / договорных соглашений / договоренностей или уголовному наказанию и / или тюремному заключению в соответствии с действующим законодательством.
Оценка риска
Полная ответственность за эффективное управление рисками мошенничества и контролем лежит на Председателе организации.
Руководители отдельных программ/проектов несут персональную ответственность за определение и снижение рисков.
Руководителю программы/проекта следует проводить периодические оценки риска мошенничества, а также выполнять функции внутреннего аудита: факторы, потенциальные схемы мошенничества, пробелы в контроле, выявление «красных флажков» и рекомендации по исправлению.
Чтобы гарантировать эффективное снижение риска мошенничества и коррупции, Организация продвигает культуру борьбы с мошенничеством и коррупцией, поощряя культуру честности, прозрачности и подотчетности.
Политика в отношении подарков: как правило, сотрудники организации не должны принимать подарки и отклонять все полученные предложения. Однако Организация признает, что в некоторых случаях отказ от принятия может вызвать смущение или быть неправильно истолкован. Поэтому сотрудники должны регистрировать/декларировать все полученные подарки на сумму более 100,00 долларов США.
План реагирования на мошенничество и коррупцию
В случае обнаружения в повседневной работе фактов мошенничества и/или коррупции, следует сообщить Председателю организации.
Любое лицо может сообщить о проблемах, связанных с мошенничеством и/или коррупцией, по электронному адресу: triniti.md@gmail.com
В случаях, когда мошенничество и/или коррупция связаны с действиями / бездействием Председателя организации, следует немедленно сообщить Правлению организации.
Если применимо, Председатель организации, члены Правления должны сообщать о случаях мошенничества донору в соответствии с условиями грантового договора/соглашения или контракта, заключенного с донором.
Первоначальное рассмотрение жалобы: представленные факты должны быть подтверждены путем изучения обоснованности обвинения и определения его серьезности.
Первоначальные меры по жалобе следует предпринять предпочтительно в течение 7 дней с момента получения информация о мошенничестве / предполагаемом мошенничестве, коррупции/ предполагаемой коррупции и сроки завершения
Решение о расследовании должно приниматься в зависимости от обстоятельств дела.
В зависимости от критичности и серьезности обстоятельств (финансовое влияние, непрерывность организационных процессов, операционный и репутационный риск, заинтересованные стороны, и т. д.),
Председатель организации или Правление должны решить, следует ли создать внутреннюю группу или привлечь внешних специалистов для проведения расследования.
Расследование должно проводиться справедливо, как нейтральный процесс установления фактов.
Этапы проведения расследования
- 1) идентификация всех участников
- 2) опрос всех участников
- 3) поиск и изучение всех соответствующих доказательств и документации
- 4) переход к обсуждению на основе триангуляции доказательств, насколько это возможно
- 5) предоставление суждений и рекомендации в соответствующей форме для любого последующего дисциплинарного, гражданского и/или уголовного разбирательства при поддержке всех соответствующих свидетельств
Процесс расследования может зависеть от обстоятельств каждого дела и может быть определен в зависимости от обстоятельств. Например, может потребоваться корректировка процедуры расследования в связи с особыми требованиями донора.
1.3. Составление отчетов
По завершении расследования составляется письменный отчет, состоящий из:
- предыстория расследования
- какие действия были предприняты в ответ на обвинение
- проведение расследования
- выявленные факты и подтверждающие их доказательства
- выводы, включая заявление о том, были ли обвинения или подтверждены подозрения в мошенничестве или коррупции
- рекомендации по действиям, которые необходимо предпринять против любых ответственных сторон, если утверждения или подозрения были подтверждены
- рекомендации по устранению любых выявленных недостатков внутреннего контроля, чтобы предотвратить повторение
- рекомендации по согласованию с соответствующими должностными лицами по наиболее подходящим способ взыскания любых убытков
- оценка стоимости расследования в количестве рабочих дней
Председатель организации готовит годовой отчет каждый календарный год по всем вопросам мошенничества и коррупции и предоставляет его для ознакомления Общему собранию.
1.4. Конфиденциальность
Руководство организации, в зависимости от обстоятельств, обязано приложить все усилия для защиты прав и репутации всех лиц, участвовавших в расследовании фактов мошенничества и коррупции, в том числе лиц, добросовестно подавших жалобу.
Детали любого расследования строго конфиденциальны и поэтому не должны обсуждаться или быть переданы кому-либо, кроме соответствующих представителей руководства, органов государственной власти.
1.5. Защита сотрудников
Организация не потерпит никаких репрессий против любого лица, добросовестно сообщившего о потенциальном нарушении любого антикоррупционного законодательства или любого другого аспекта настоящей Политики.
Организация серьезно относится ко всем заявлениям о возмездии и расследует все заявления о возмездии, а также предпринимает соответствующие дисциплинарные меры для устранения любых репрессий.