Политика конфиденциальности и защиты персональных данных

1. Термины и определения

• персональные данные – любая информация, относящаяся прямо или косвенно к определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных). Согласно ст. 10 Закона ПМР «О персональных данных», состояние здоровья и интимная жизнь относится к специальной категории персональных данных, обработка которых не допускается, за исключением случаев, предусмотренных законом
• оператор – юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и /или осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными
• обработка персональных данных – любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемые с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных
• автоматизированная обработка персональных данных— обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники
• конфиденциальность персональных данных – обязательное для соблюдения оператором или иным получившим доступ к персональным данным лицом требование не допускать их распространения без согласия субъекта персональных данных или наличия иного законного основания
• использование персональных данных – действия (операции) с персональными данными, совершаемые оператором в целях принятия решений или совершения иных действий, порождающих юридические последствия в отношении субъекта персональных данных или других лиц либо иным образом затрагивающих права и свободы субъекта персональных данных или других лиц
• распространение персональных данных – действия, направленные на передачу персональных данных неопределенному кругу лиц
• предоставление персональных данных – действия, направленные на передачу персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц
• блокирование персональных данных – временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, когда обработка необходима для уточнения персональных данных)
• уничтожение персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных
• обезличивание персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных.-информационная система персональных данных – совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств
• специальные категории персональных данных— персональные данные, касающиеся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни
• биометрические персональные данные— сведения, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно установить его личность и которые используются оператором для установления личности субъекта персональных данных

Действие Политики конфиденциальности распространяется на все персональные данные субъектов персональных данных, обрабатываемые Организацией с применением средств автоматизации и без применения таких средств.

2.Категории субъектов персональных данных

Организация является оператором персональных данных в отношении персональных данных следующих физических лиц:

• работников Организации, с которыми заключены трудовые договора, и лицами, выполняющими работы в интересах Организации в соответствии с заключенными с ними гражданско-правовыми договорами и договорами подряда (далее — Работники Организации)
• бенефициаров Организации, которым оказываются различные услуги (далее — Бенефициары)
• представителей контрагентов Организации, подписывающих договоры и соглашения о предоставлении Организации товаров и услуг, выполнении в её интересах работ, или получении услуг Организации (далее — Лица, подписавшие договор)

Организация является лицом, организующим обработку персональных данных по поручению других операторов.

3.Принципы и условия обработки персональных данных

Обработка персональных данных осуществляется в соответствии со следующими принципами:

• Законность и справедливая основа обработки персональных данных. Организация принимает все необходимые меры по выполнению требований действующего законодательства, не обрабатывает персональные данные в случаях, когда это не допускается законами ПМР, не использует персональные данные во вред субъектам
• Ограничение обработки персональных данных достижением конкретных, заранее определённых и законных целей

Целями обработки персональных данных Центром являются

• в отношении Работников — содействие в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечение личной безопасности работников, контроль количества и качества выполняемой работы и обеспечение сохранности имущества
• в отношении Бенефициаров — оказание им консультативной и других видов помощи, предупреждение заболеваний, ведение различных исследований (только с персональными данными, прошедшими процедуру обезличивания)
• в отношении Лиц, подписавших договор о договорной работе, работе по совместительству
• Обработка только тех персональных данных, которые отвечают заранее объявленным целям их обработки. Соответствие содержания и объёма обрабатываемых персональных данных заявленным целям обработки. Организация заявляет, что не собирает и не обрабатывает персональные данные, в каких-либо целях, отличных от указанных выше
• Недопущение объединения баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, не совместимых между собой. Персональные данные обрабатываются Организацией с использованием систем управления базами данных и приложений, не допускающих объединения сведений о различных категориях субъектов
• Обеспечение точности, достаточности и актуальности персональных данных по отношению к целям обработки персональных данных. Организация принимает все разумные меры по поддержке актуальности обрабатываемых персональных данных, включая, но не ограничиваясь, реализацию права каждого субъекта получать для ознакомления свои персональные данные и требовать их уточнения, блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленных выше целей обработки
• Уничтожение либо обезличивание персональных данных по достижении заявленных целей их обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, при невозможности устранения Организацией допущенных нарушений персональных данных, если иное не предусмотрено действующим законодательством

Обработка персональных данных Организацией допускается в следующих случаях:

• при наличии письменного согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных
• обработка персональных данных необходима для достижения целей, предусмотренных трудовым законодательством ПМР
• обработка персональных данных осуществляется в статистических или исследовательских целях при условии обязательного обезличивания/кодирования персональных данных
• Организация не раскрывает третьим лицам и не распространяет персональные данные Бенефициаров организации, если иное не предусмотрено действующим законодательством ПМР
• Организация не обрабатывает персональные данные, относящиеся к таким специальным категориям, как расовая и национальная принадлежность, политические взгляды, религиозные или философские убеждения, а также сведения о частной жизни работников и бенефициаров Организации
• сведения, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно установить его личность — биометрические персональные данные, в том числе фотографические изображения — могут обрабатываться Организацией только при наличии согласия Бенефициара в письменной форме

Организация осуществляет передачу персональных данных только в следующих случаях

• при наличии согласия в письменной форме субъекта персональных данных на передачу его персональных данных
• передача предусмотрена законодательством ПМР в рамках установленной законодательством процедуры
• для исполнения договора, стороной которого является Работник, Бенефициар или Донор

4.Согласие на обработку персональных данных

Субъект персональных данных принимает решение о предоставлении его персональных данных Организации и дает согласие на их обработку. Согласие на обработку персональных данных должно быть конкретным, информированным и сознательным и может предоставляться субъектом в любой позволяющей подтвердить факт его получения форме, если иное не установлено действующим законодательством.

Бенефициары организации дают согласие на обработку их персональных данных в письменной форме при первичном обращении и заполнении ими специальной анкеты.

5.Порядок назначения лиц, ответственных за политику обеспечения конфиденциальности и безопасности персональных данных.

Назначение в Организации лица, ответственного за организацию обработки персональных данных и обеспечение конфиденциальности данных, осуществляется приказом Председателя организации.

Обязанности лица ответственного за организацию обработки персональных данных и обеспечение конфиденциальности данных:

• осуществление контроля за соблюдением сотрудниками Организации законодательства ПМР о персональных данных и требований к их защите таких данных
• доведение до сведения сотрудников Организации положений законодательства ПМР и Положения политики конфиденциальности Организации, регламентирующих процессы обработки персональных данных, и требований к их защите, а также обеспечение конфиденциальности данных
• организация приема и обработки обращений и запросов субъектов персональных данных (работников Организации и бенефициаров) и иных лиц, осуществление контроля за их приемом и обработкой
• проведение разбирательств по фактам несоблюдения требований к защите персональных данных, которые могут привести к нарушению конфиденциальности указанных данных или другим нарушениям

Лицо, назначенное ответственным за организацию обработки персональных данных и обеспечение конфиденциальности данных приказом Председателя Организации, получает указания непосредственно от Председателя и подотчетен только ему.

6.Порядок доступа сотрудников Организации к личной информации (персональным данным) бенефициаров

В Организации определяется круг лиц из числа сотрудников и внештатных специалистов, которые в силу своих служебных и профессиональных обязанностей имеют доступ к персональным данным бенефициаров. Данные лица включаются в списки, которые утверждаются соответствующим приказом Председателя Организации.

В случаях, когда обработка персональных данных, осуществляется без использования средств автоматизации в Организации:

• определяются места хранения конфиденциальных данных (материальных носителей) и установлен перечень лиц, осуществляющих обработку таких данных либо имеющих к ним доступ
• обеспечивается раздельное хранение персональных данных (материальных носителей), обработка которых осуществляется в различных целях
• соблюдены условия, обеспечивающие сохранность персональных данных, исключающие несанкционированный к ним доступ

Перечень мер, необходимых для обеспечения таких условий, порядок их принятия, а также перечень лиц, ответственных за реализацию указанных мер, устанавливается в Организации в соответствии с требованиями действующего законодательства ПМР.

7.Порядок уведомления сотрудников Организации и иных лиц об обязанности обеспечения конфиденциальности персональных данных.

В трудовые договора с работниками Организации, а также с лицами, сотрудничающими с Организацией на основании договоров гражданско-правового характера включено положение, касающиеся вопросов обеспечения конфиденциальности персональных данных: Соглашение о конфиденциальности Работника ОО «Центр «Тринити».

При постоянной работе в Организации сотрудники обязуются не разглашать и не использовать любую конфиденциальную рабочую информацию, как вовремя, так и по окончании их работы. Организация искренне надеется, что её отношения с сотрудниками будут долгосрочными и взаимовыгодными. Однако работа в Организации предполагает обязательство хранить конфиденциальность даже после того, как сотрудник увольняется.